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Angebote für die öffentliche Hand
18. Februar 2020
Mit dem richtigen Angebot zu öffentlichen Aufträgen
Herzlich willkommen zu einem weiteren Blog-Beitrag bei Vergabe Plus. Diesmal geht es um die Frage was Unternehmen bei der Angebotsabgabe für die öffentliche Hand beachten müssen. Welche generellen Besonderheiten es aus Sicht der Auftraggeber gibt, haben wir bereits in unserem Praxistipp Ausschreibungen gewinnen beschrieben. Um die Herausforderungen bei der Erstellung der Angebote für die öffentliche Hand aus Sicht der Bieter besser zu verstehen, spreche ich mit Patrick Hofstadt.
Als Geschäftsführer der QBC Angebotsberatung unterstützt er Kunden dabei das perfekte Angebot abzugeben, gibt Schulungen, hält Vorträge und veranstaltet Workshops zu diesem Thema. Er wurde mit dem APMP 40 under 40 Award ausgezeichnet (Auszeichnung des internationalen Bid Management-Fachverbandes APMP an die 40 weltweit besten Bid Manager unter 40 Jahren). Herr Hofstadt hat mittlerweile mehr als eintausend Angebote analysiert, begleitet und gesteuert und steht uns heute als Experte zur Verfügung.
Hallo Herr Hofstadt. Ich freue mich, dass Sie sich die Zeit nehmen um mit mir das Thema Angebotserstellung für die öffentliche Hand genauer zu beleuchten. Aber erst einmal zu Ihnen, was sind Ihre Ziele mit der QBC Angebotsberatung?
Vielen Dank für die Einladung. Ich habe es in der Vergangenheit häufig erlebt, dass Bieter es nicht schaffen, ihren Mehrwert im Rahmen der Regeln darzustellen, die die Vergabe vorgibt. Viele Unternehmen tun sich einfach schwer damit, die Kultur und Sprache der öffentlichen Hand im Angebot ausreichend zu berücksichtigen. Insbesondere gilt dies für Unternehmen, die noch sehr wenig Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Ausschreibungen besitzen, die also zum Beispiel noch keine eigene Abteilung oder keine eigenen Prozesse für die Beantwortung von Ausschreibungen besitzen. Die Folge ist, dass Unternehmen Zeit und Geld in eigentlich sehr gute Angebote investieren, die dann nicht beauftragt werden.
Aber auch für den Auftraggeber ist das ärgerlich. Denn er muss vielleicht nun ein Angebot bezuschlagen, dass eigentlich gar nicht gewonnen hätte, wenn der Bieter mit dem inhaltlich besseren Angebot seine Leistung vernünftig, also regelkonform dargestellt hätte. Und genau hier möchte ich mit meinem Unternehmen Quality Bid Consulting ansetzen. Denn ich bin der festen Überzeugung, dass inhaltlich passende und präzise sowie regelkonform ausgearbeitete Angebote für beide Seiten ein Gewinn sind.
Ich komme ja selber aus der Praxis und war viele Jahre als Angebotsmanager in Unternehmen tätig. Ich kenne also die „Schmerzen“ einer komplexen Vergabe aus der eigenen Praxis – insbesondere wenn hintenheraus die Zeit knapp wird. Und daher habe ich auch nochmal einen anderen Blick auf das Thema als viele vergabejuristische Berater. Diesen Blick stelle ich meinen Kunden zur Verfügung, damit sie lukrative Aufträge der öffentlichen Hand gewinnen. Und zwar so, dass die beteiligten Mitarbeiter das Ganze möglichst ohne allzu viele Überstunden schaffen.
Aber auch für den Auftraggeber ist das ärgerlich. Denn er muss vielleicht nun ein Angebot bezuschlagen, dass eigentlich gar nicht gewonnen hätte, wenn der Bieter mit dem inhaltlich besseren Angebot seine Leistung vernünftig, also regelkonform dargestellt hätte. Und genau hier möchte ich mit meinem Unternehmen Quality Bid Consulting ansetzen. Denn ich bin der festen Überzeugung, dass inhaltlich passende und präzise sowie regelkonform ausgearbeitete Angebote für beide Seiten ein Gewinn sind.
Ich komme ja selber aus der Praxis und war viele Jahre als Angebotsmanager in Unternehmen tätig. Ich kenne also die „Schmerzen“ einer komplexen Vergabe aus der eigenen Praxis – insbesondere wenn hintenheraus die Zeit knapp wird. Und daher habe ich auch nochmal einen anderen Blick auf das Thema als viele vergabejuristische Berater. Diesen Blick stelle ich meinen Kunden zur Verfügung, damit sie lukrative Aufträge der öffentlichen Hand gewinnen. Und zwar so, dass die beteiligten Mitarbeiter das Ganze möglichst ohne allzu viele Überstunden schaffen.
Stichwort öffentliche Hand. Wie viel Prozent Ihrer Kunden interessieren sich überhaupt für öffentliche Aufträge?
Tatsächlich hält sich das ungefähr die Waage. Bei privatwirtschaftlichen Angeboten liegt der Fokus natürlich mehr auf einer überzeugenden Vertriebsstory und darauf, wie ich diese plakativ und präzise im Angebot kommuniziert bekomme. All die Stilmittel, die ich hier verwende, kann ich aber dann auch bei öffentlichen Ausschreibungen einsetzen und so für eine deutlich verbesserte Kommunikation sorgen. Und je höher in einer Ausschreibung die Qualität gegenüber dem Preis gewichtet ist, desto sinnvoller ist das auch. Denn die kundenorientierte Darstellung führt dann meistens zu mehr Wertungspunkten und damit dazu, dass auch ein preislich teureres Angebot noch den Zuschlag erhalten kann. Insgesamt stelle ich aber schon fest, dass viel zu viele Unternehmen die Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen scheuen.
Das ist leider auch meine Erfahrung. Ich habe auf der Seite des öffentlichen Auftraggebers häufig den Eindruck, dass die Attraktivität für die öffentliche Hand zu arbeiten bei den Unternehmen stark nachgelassen hat. Liegt das an der allgemein guten Konjunktur oder sind öffentliche Aufträge einfach unattraktiver geworden?
Gut, dass sie da noch einmal nachfragen. Ich denke, dass es auch von der Branche abhängt. In der IT-Wirtschaft liegt es definitiv an der guten Konjunktur. Ich habe viele Kunden im IT-Mittelstand, die extrem ausgelastet sind und die die im Vergleich meist etwas niedrigeren Margen bei öffentlichen Aufträgen dann lieber außen vor lassen. Darüber hinaus existiert im Markt leider oft die Meinung, dass ein Großteil der öffentlich ausgeschriebenen Vergaben ohnehin auf einen bestimmten Bieter hin maßgeschneidert sei. Aber selbst wenn dies so wäre – und so einfach ist es dann ja nun auch nicht – ist der Auftraggeber mit der Veröffentlichung an seine Wertungskriterien gebunden. Und mit der richtigen Strategie ist es auch für „nicht gesetzte“ Bieter möglich, den Zuschlag zu erhalten.
Gut, dass sie da noch einmal nachfragen. Ich denke, dass es auch von der Branche abhängt. In der IT-Wirtschaft liegt es definitiv an der guten Konjunktur. Ich habe viele Kunden im IT-Mittelstand, die extrem ausgelastet sind und die die im Vergleich meist etwas niedrigeren Margen bei öffentlichen Aufträgen dann lieber außen vor lassen. Darüber hinaus existiert im Markt leider oft die Meinung, dass ein Großteil der öffentlich ausgeschriebenen Vergaben ohnehin auf einen bestimmten Bieter hin maßgeschneidert sei. Aber selbst wenn dies so wäre – und so einfach ist es dann ja nun auch nicht – ist der Auftraggeber mit der Veröffentlichung an seine Wertungskriterien gebunden. Und mit der richtigen Strategie ist es auch für „nicht gesetzte“ Bieter möglich, den Zuschlag zu erhalten.
Die gute Konjunktur können und wollen die öffentlichen Auftraggeber selbstverständlich nicht negativ beeinflussen. Gibt es aus Ihrer Sicht andere Möglichkeiten wie die öffentliche Hand die eigene Attraktivität wieder steigern könnte? Natürlich im Rahmen des Vergaberechts.
Ich glaube, dass das eine Frage der Kommunikation ist. Ich versuche meinen Kunden immer zu vermitteln, dass sie den Auftraggeber in ihren Angeboten „an die Hand“ nehmen müssen. Und genauso ist es sicherlich auch für viele Vergabestellen sinnvoll, sich damit auseinanderzusetzen, wie sie Vergabeunterlagen möglichst übersichtlich und bieterfreundlich gestalten können. Dies unterstützt das Ziel, möglichst viele gute Angebote zu erhalten.
Darüber hinaus sollten Vergabestellen den Bietern nach meinem Dafürhalten deutlicher aufzeigen, welche konkreten Erwartungen sie an ein „gutes“ Angebot haben und es den Bietern dadurch ermöglichen, ein inhaltlich wie auch formell passendes Angebot zu erstellen. Hierzu gehört übrigens auch, Evaluationsbitten von Bietern ernst zu nehmen. Ich darf zwar keine Rechtsberatung geben, meine persönliche Rechtsauffassung ist allerdings, dass unterlegene Bieter das Recht auf eine Darstellung haben, aus welchen konkreten Gründen ihr Angebot nicht berücksichtigt wurde und an welchen Stellen das erstplatzierte Unternehmen konkret besser war. Und hier habe ich in der Vergangenheit sowohl Vergabestellen erlebt, die sehr bemüht und an einer Verbesserung der Bieterkompetenzen interessiert waren – ebenso habe ich aber leider auch das genaue Gegenteil erlebt – was dann wiederum zu noch mehr Frust auf der Bieterseite führt.
Vergabestellen, die an guten Angeboten interessiert sind, sollten daher die Kommunikation mit potentiellen Bietern explizit suchen. Innerhalb laufender Vergabeverfahren sollten sie möglichst so kommunizieren, dass auch Unternehmen ohne umfassende Vergabeerfahrung eine Chance haben, das Gesagte (zum Beispiel Antworten auf Bieterfragen) zu verstehen. Ich weiß, dass das nicht einfach ist, auch bei den Vergabestellen hat ja niemand Zeit zu verschenken. Aber ich denke es lohnt sich.
Wo liegt Ihrer Meinung nach die Herausforderung bei der Angebotserstellung für öffentliche Auftraggeber beziehungsweise die öffentliche Hand?
Die Herausforderungen liegen nach meiner Erfahrung vor allem in drei Feldern:
Erstens unterschätzen viele Unternehmen die Stringenz und Klarheit der gesetzten Regeln. Was meine ich damit? Zum Beispiel, dass „Maximal drei Seiten Konzept“ auch maximal drei Seiten heißt und die vierte Seite im Zweifel nicht gewertet wird. Oder dass eine vom Bieter gut gemeinte Risikoabgrenzung im Zweifel als Nebenangebot gewertet wird und zum Ausschluss führt. Unternehmen, die sich mit der Sprache und Kultur öffentlicher Ausschreibungen nicht regelmäßig auseinandersetzen, interpretieren Vorgaben leider oft falsch oder überlesen sie sogar. Hier ist es wichtig, dass Unternehmen sich einmal grundlegend mit den Eigenarten öffentlicher Ausschreibungen auseinandersetzen, bevor sie bitteres Lehrgeld zahlen.
Zweitens kämpfen viele Unternehmen mit den gesetzten Fristen. Oft vergehen einige Tage, bis ein Unternehmen überhaupt eine Entscheidung trifft (treffen kann!), sich zu beteiligen. Die dann zur Verfügung stehende Zeit bis zur Angebotsabgabe ist oft sehr kurz, sodass die Qualität leidet und sich Fehler einschleichen können, die z. B. auch zu einem Ausschluss führen können. Der damit verbundene Stress (Pefektionsdruck, Überstunden etc.) sorgt auch nicht eben dafür, dass Ausschreibungen beliebter werden.
Und drittens weiß ich aus dutzenden Beratungssituationen, dass viele Unternehmen sich sehr schwer damit tun, den eigenen Mehrwert innerhalb des vorgegebenen Wertungssystems darzustellen. Dies kann beispielsweise dazu führen, dass die richtigen Antworten an falschen Stellen stehen und nicht gewertet werden. Oder dass der Auftraggeber aus anderen Gründen nicht in der Lage ist, die eigentlich verdienten Punkte zu geben. Dies ist sehr schade. Auch hier ist es für interessierte Unternehmen sicherlich sinnvoll, sich einmal grundlegendes Wissen zum Thema öffentliche Vergabe anzulesen oder beibringen zu lassen.
Aus allen drei Herausforderungen ergibt sich aber die gleiche Konsequenz: Wenn Unternehmen sich mit der Angebotserstellung für öffentliche Auftraggeber auseinandersetzen wollen, dann sollten sie das nicht nur alle halbe Jahre machen. Eine effiziente und wiederholbar erfolgreiche Beantwortung von Ausschreibungen erfordert spezialisierte Prozesse, Werkzeuge und Vorgehensweisen, die langfristig aufgebaut werden müssen. Daran interessierten Unternehmen stehe ich gerne als Sparringspartner zur Verfügung.
Die Herausforderungen liegen nach meiner Erfahrung vor allem in drei Feldern:
Erstens unterschätzen viele Unternehmen die Stringenz und Klarheit der gesetzten Regeln. Was meine ich damit? Zum Beispiel, dass „Maximal drei Seiten Konzept“ auch maximal drei Seiten heißt und die vierte Seite im Zweifel nicht gewertet wird. Oder dass eine vom Bieter gut gemeinte Risikoabgrenzung im Zweifel als Nebenangebot gewertet wird und zum Ausschluss führt. Unternehmen, die sich mit der Sprache und Kultur öffentlicher Ausschreibungen nicht regelmäßig auseinandersetzen, interpretieren Vorgaben leider oft falsch oder überlesen sie sogar. Hier ist es wichtig, dass Unternehmen sich einmal grundlegend mit den Eigenarten öffentlicher Ausschreibungen auseinandersetzen, bevor sie bitteres Lehrgeld zahlen.
Zweitens kämpfen viele Unternehmen mit den gesetzten Fristen. Oft vergehen einige Tage, bis ein Unternehmen überhaupt eine Entscheidung trifft (treffen kann!), sich zu beteiligen. Die dann zur Verfügung stehende Zeit bis zur Angebotsabgabe ist oft sehr kurz, sodass die Qualität leidet und sich Fehler einschleichen können, die z. B. auch zu einem Ausschluss führen können. Der damit verbundene Stress (Pefektionsdruck, Überstunden etc.) sorgt auch nicht eben dafür, dass Ausschreibungen beliebter werden.
Und drittens weiß ich aus dutzenden Beratungssituationen, dass viele Unternehmen sich sehr schwer damit tun, den eigenen Mehrwert innerhalb des vorgegebenen Wertungssystems darzustellen. Dies kann beispielsweise dazu führen, dass die richtigen Antworten an falschen Stellen stehen und nicht gewertet werden. Oder dass der Auftraggeber aus anderen Gründen nicht in der Lage ist, die eigentlich verdienten Punkte zu geben. Dies ist sehr schade. Auch hier ist es für interessierte Unternehmen sicherlich sinnvoll, sich einmal grundlegendes Wissen zum Thema öffentliche Vergabe anzulesen oder beibringen zu lassen.
Aus allen drei Herausforderungen ergibt sich aber die gleiche Konsequenz: Wenn Unternehmen sich mit der Angebotserstellung für öffentliche Auftraggeber auseinandersetzen wollen, dann sollten sie das nicht nur alle halbe Jahre machen. Eine effiziente und wiederholbar erfolgreiche Beantwortung von Ausschreibungen erfordert spezialisierte Prozesse, Werkzeuge und Vorgehensweisen, die langfristig aufgebaut werden müssen. Daran interessierten Unternehmen stehe ich gerne als Sparringspartner zur Verfügung.
Die Digitalisierung ist mittlerweile auch bei den öffentlichen Auftraggebern angekommen, Stichwort eVergabe. Wie bewerten Ihre Kunden die Digitalisierung der öffentlichen Hand?
Die Digitalisierung der öffentlichen Hand in punkto Ausschreibungen wird sowohl positiv als auch negativ wahrgenommen. Positiv, da kein Papier mehr aufwändig per Post oder Kurier durch die Gegend geschickt werden muss, negativ allerdings, da nicht jedes Portal intuitiv zu bedienen ist. Insgesamt wünschen sich viele meiner Kunden eine konsequentere, aber vor allem für den einzelnen Nutzer einheitlichere Umsetzung rein digitaler Vergaben.
Die Digitalisierung der öffentlichen Hand in punkto Ausschreibungen wird sowohl positiv als auch negativ wahrgenommen. Positiv, da kein Papier mehr aufwändig per Post oder Kurier durch die Gegend geschickt werden muss, negativ allerdings, da nicht jedes Portal intuitiv zu bedienen ist. Insgesamt wünschen sich viele meiner Kunden eine konsequentere, aber vor allem für den einzelnen Nutzer einheitlichere Umsetzung rein digitaler Vergaben.
Herr Hofstadt, ich danke Ihnen für Ihre Zeit und wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg für die Zukunft.
Wenn Sie Rückfragen zum Thema oder weiterführende Anregungen haben, wenden Sie sich an:
Patrick Hofstadt
info@qb-c.de -
www.qb-c.de
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