Offenes Verfahren der Klassiker
Ein
offenes Verfahren ist der Klassiker unter den Verfahrensarten und wird ab dem jeweiligen
EU-Schwellenwert genutzt. Außer in der VSVgV, also der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit, ist es in allen anderen Vergabeverordnungen vorgesehen und kann als Standardverfahren ohne Begründung genutzt werden. Es wird immer dann angewendet, wenn der öffentliche Auftraggeber keine besonderen Eignungsanforderungen an die Bieter hat und keine Notwendigkeit bzw. Gründe für ein Verhandlungsverfahren vorliegen.
Ein offenes Verfahren ist ein sogenanntes einstufiges Verfahren, das heißt es findet kein vorgelagerter Teilnahmewettbewerb oder eine nachgelagerte Verhandlungsphase statt. Dadurch ist es im Vergleich zu anderen Verfahren sehr schnell und einfach umzusetzen. In Sachen Geschwindigkeit und Vereinfachung wird es nur noch vom
dynamischen Beschaffungssystem übertroffen. Nachdem dieses erst einmal eingerichtet ist, bietet es bei marktüblichen Leistungen die Möglichkeit die Anzahl von klassischen EU-Verfahren drastisch zu reduzieren.
Da beim offenen Verfahren wie beschrieben keine vorgelagerte Eignungsprüfung vorgesehen ist, kann jeder interessierte Bieter ein Angebot unterbreiten. Deshalb werden alle Unterlagen durch den Auftraggeber nach der Bekanntmachung im Tenders Electronic Daily (TED) sofort zugänglich gemacht. Das ist auch der Grund, warum das offene Verfahren bei der VSVgV im Bereich Verteidigung und Sicherheit nicht vorgesehen ist und somit nicht verwendet werden darf.
Im Gegensatz zum
Verhandlungsverfahren ist es dem Auftraggeber auch nicht gestattet mit den Bietern zu verhandeln. Dementsprechend muss sich der Bieter ebenfalls darauf einstellen, dass er keine Möglichkeit hat sein Angebot nachzubessern oder nachträglich einen Preisnachlass zu gewähren um den Auftrag doch noch zu bekommen. Sein erstes Angebot muss also auch gleichzeitig sein bestes sein.
Ablauf offenes Verfahren
Nach der allgemeinen Vorbereitung und Veröffentlichung der Bekanntmachung im TED startet ein offenes Verfahren direkt mit der Angebotsphase. Den Bietern sind sämtliche Unterlagen von Anfang an bekanntzugeben, ebenso die Frist für die Angebotsabgabe. Interessierte Bieter geben fristgerecht ein Angebot ab, müssen aber dennoch die Eignungskriterien erfüllen. Innerhalb der Angebotsfrist haben Bieter die Möglichkeit Fragen zu stellen. Der Auftraggeber wird die Bieterfragen anonymisieren und allen Bietern gleichzeitig und transparent beantworten.
Anschließend werden die eingegangenen Angebote vom Auftraggeber gewertet. In einem ersten Schritt prüft er die Angebote formal auf Richtigkeit, dann ob die Firmen die Eignungskriterien erfüllen und ob die Preise angemessen sind. Sollten die Angebote formal auszuschließen sein oder die Bieter die geforderte Eignung nicht nachweisen können, werden sie nicht weiter berücksichtigt und zwar unabhängig vom Preis oder anderen Wertungskriterien. Sollte ein Preis unangemessen niedrig erscheinen wird der Auftraggeber dies aufklären. Die Bieter haben jedoch keine Möglichkeit die Preise nachzubessern, denn das käme einer Preisverhandlung gleich, welche im offenen Verfahren verboten ist.
In einem zweiten Schritt ermittelt der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot und bezuschlagt dieses unter Einhaltung der Informations- und Wartepflicht nach § 134 GWB. Die Bekanntmachung über vergebene Aufträge im TED wird anschließend fristgerecht veröffentlicht.
Praxistipps zum offenen Verfahren
- Sollte eine unverhältnismäßig hohe Anzahl von Angeboten zu erwarten sein, empfiehlt es sich ein nicht offenes Verfahren zu nutzen und die Eignung der Bewerber im Vorfeld zu prüfen.
- Sollte wider Erwarten nur ein Bieter am Vergabeverfahren teilgenommen haben, sind keine Absageschreiben nach § 134 GWB zu versenden. Der Zuschlag kann dann ohne Wartepflicht sofort erteilt werden.
- Gerade bei wiederkehrenden Standardleistungen bietet es sich an, anstelle eines offenen Verfahrens, ein
dynamisches Beschaffungssystem einzurichten um die Anzahl von aufwendigen EU-Vergaben zu reduzieren.