Nicht offenes Verfahren der Allrounder
Ein
nicht offenes Verfahren ist sozusagen der Allrounder unter den Verfahrensarten und wird ab dem jeweiligen
EU-Schwellenwert genutzt. Es ist in allen Vergabeverordnungen vorgesehen, also in der VgV, der VSVgV, der SektVO und auch in der Verordnung VOB/A-EU für Bauleistungen. Es steht jeweils als Standardverfahren zur Verfügung und kann somit ohne Begründung genutzt werden. Es wird immer dann angewendet, wenn der öffentliche Auftraggeber zwar besondere Eignungsanforderungen an die Bewerber stellt, aber keine Notwendigkeit für ein Verhandlungsverfahren besteht.
Ein nicht
offenes Verfahren ist ein sogenanntes zweistufiges Verfahren. Das heißt bevor die Bieter ein Angebot unterbreiten dürfen, findet ein vorgelagerter Teilnahmewettbewerb statt. In der Bekanntmachung im Tenders Electronic Daily (TED) wird deshalb im Gegensatz zum offenen Verfahren nicht öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgerufen, sondern zur Abgabe von Teilnahmeanträgen. Der öffentliche Auftraggeber wird nur diejenigen Unternehmen auffordern ein Angebot abzugeben, die den Teilnahmewettbewerb bestanden haben und damit die Eignungskriterien erfüllen. Für die ungeeigneten Bieter ist das nicht offene Verfahren bereits an dieser Stelle beendet. Der Auftraggeber kann die Anzahl der geeigneten Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, begrenzen (u.a. nach § 51 VgV) indem er die Eignungskriterien wertet.
Im Gegensatz zum
Verhandlungsverfahren ist es dem Auftraggeber beim nicht offenen Verfahren nicht gestattet mit den Bietern in Verhandlung zu treten. Dementsprechend muss sich der Bieter ebenfalls darauf einstellen, dass er keine Möglichkeit hat sein Angebot nachzubessern oder nachträglich einen Preisnachlass zu gewähren um den Auftrag doch noch zu bekommen. Sollte er geeignet sein und zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, muss sein erstes Angebot also auch gleichzeitig sein bestes sein.
Ablauf nicht offenes Verfahren
Die Darstellung zeigt den Ablauf des nicht offenen Verfahrens sehr anschaulich. Grundsätzlich funktioniert es wie folgt:
Nach der allgemeinen Vorbereitung und Veröffentlichung der Bekanntmachung im Tenders Electronic Daily (TED), startet zuerst der Teilnahmewettbewerb. Der Auftraggeber prüft im ersten Schritt die Eignung der Bewerber anhand von vorher festgelegten Eignungskriterien. Nur die Bewerber, die entsprechend der Kriterien geeignet sind, werden bei der Angebotsphase berücksichtigt und zur Angebotsabgabe aufgefordert.
In einem zweiten Schritt werden die eingegangenen Angebote vom Auftraggeber gewertet. Dazu prüft er die Angebote formal auf Richtigkeit und ob die Preise angemessen sind. Sollten die Angebote formal auszuschließen sein, werden sie nicht weiter berücksichtigt und zwar unabhängig vom Preis oder anderen Zuschlagskriterien. Sollte der Angebotspreis unangemessen niedrig erscheinen, wird der Auftraggeber dies aufklären. Die Bieter erhalten jedoch keine Möglichkeit die Preise nachzubessern, denn das käme einer unerlaubten Preisverhandlung gleich.
Sowohl beim Teilnahmewettbewerb als auch in der Angebotsphase des nicht offenen Verfahrens haben die Bewerber bzw. Bieter die Möglichkeit Bieterfragen zu stellen. Der Auftraggeber wird die Bieterfragen anonymisieren und allen gleichzeitig und transparent beantworten.
Zum Abschluss ermittelt der Auftraggeber anhand der vorher festgelegten Wertungskriterien das wirtschaftlichste Angebot und bezuschlagt dieses unter Einhaltung der Informations- und Wartepflicht nach § 134 GWB. Die Bekanntmachung über vergebene Aufträge im TED wird anschließend fristgerecht veröffentlicht.
Praxistipps zum nicht offenen Verfahren
- Sollte nur ein Bieter am Verfahren teilgenommen haben, sind keine Absageschreiben nach § 134 GWB zu versenden. Der Zuschlag kann in dem Fall ohne Wartepflicht sofort erteilt werden.
- Gerade bei wiederkehrenden Standardleistungen bietet es sich an, anstelle eines nicht offenen Verfahrens, ein
dynamisches Beschaffungssystem einzurichten um die Anzahl von aufwendigen EU-Vergaben zu reduzieren.